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Officeアプリ解説

2019.11.05

Plannerを使いこなそう!~プランやバケットの追加方法~

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Microsoft Plannerは、タスクの管理に最適なツールです。単純に管理をするだけでもかなり有用なアプリケーションではありますが、もう一歩踏み込んで、さらなるPlannerの使いやすさと便利さを体験してみましょう。

Plannerタスク管理画面

Plannerをもっと詳しく理解する!

それではまず最初に、最低限知っておきたいPlanner関連の用語をまとめてみました。

用語 概要
プラン プロジェクトの名称(作業の大分類)
バケット プロジェクトを分割してできたカテゴリー(作業の中分類)
タスク バケットを分割してできた分類名(作業の最小単位)
Planner ハブ 現在進行している全プランをグラフで視覚化したページ
ボード 現状のバケットを一覧で表示したページ(その他にグラフ化やスケジュールとして表示可)

始めるための準備が整ったら、次は実際に使用をしてみましょう。

機能や目的別でそれぞれ使い方を説明していきます。

ナビゲーションメニュー

画面上部のメニューの部分です。

Planner管理画面_ナビゲーション

図の番号 名称 できること
(1) ボード 現状のバケットを一覧で表示
(2) グラフ 進捗状況をグラフで表示(バケット毎、メンバー毎)
(3) スケジュール タスクのスケジュールをカレンダーで表示
(4) メンバー 追加、指定したメンバーを表示
(5) フィルター キーワードや指定の項目で検索して表示
(6) グループ化ラベル タスクの整理(並び替え)に使用

サイドメニュー

画面左側の縦に表示されている部分です。

Planner管理画面_サイドメニュー

図の番号 名称 できること
(1) アプリ起動ツール クリックすると、利用できるOfficeアプリケーションの一覧を表示
(2) 新しいプラン プランの新規作成
(3) Planner ハブ 現状ある全てのプランをグラフで視覚化して表示
(4) マイタスク 自分に割り当たられたタスクの一覧
(5) お気に入り 自分でお気に入り登録したプラン
(6) 最近使用したプラン 使用履歴で、プランを繰り返し使用する場合に便利

Plannerをもっと便利に利用する!

以前「Plannerって何ができるの?そしてどうやって始めるの?」をまとめたコラムを掲載しました。Plannerの魅力をまず知りたい、或いはインストールの仕方に悩んでいる…という方はぜひ をご覧ください。

新しいプランの作成

サイドメニューの「+新しいプラン」をクリックすると下記の画面が表示されます。プラン名と公開範囲(プライバシー)を指定します。

これで新しいプラン(プロジェクト名など)が新規にさくせいされました。

Planner活用➀

新しいバケットの作成

追加したいプランを表示してから、下図の「新しいバケットの追加」の部分をクリックします。その後に「バケット名」を入力しエンターキーを押します。

プロジェクトの進行状況などにあわせ、いくつかのバケットを作成すると流れが見やすくなり便利ですよ。

Planner活用➁

新しいタスクの作成

さらに追加したいバケットを表示してから、「+タスクを追加」の部分をクリックします。

Planner活用➂

下図のような赤枠部分が表示されたら、「タスク名」「期限の設定」「割り当てる」に文字を入力したり、スケジュールやメンバーを指定します。具体的には、「期限の設定」の部分をクリックしてカレンダーを表示したら、タスクの締切日を指定します。そして「割り当てる」の部分をクリックし、作業者を指定します。

Planner活用➃

作成したタスクの詳細情報を入力して更新

表示されているタスクで、下記の赤枠の部分をクリックします。赤枠の部分ならどこでもOKです。

Planner活用➄

このように詳細情報を指定する別画面が表示されます。

Planner活用➅

図の番号 名称 できること
(0) 割り当てるユーザー アイコンの部分をクリックしてタスクの担当者を指定する
(1) バケット 所属するバケットを変更する場合は、ここで別のバケットを選択
(2) 進行状況 「開始前」「処理中」「完了済」の3つから選択
(3) 優先度 「緊急」「重要」「中」「低」の4つから選択
(4) 開始日 クリックするとカレンダーが表示されるので日付を選択
(5) 期限 クリックするとカレンダーが表示されるので日付を選択
(6) チェックリスト さらに細かく実施する作業がある場合には、ここで記入。複数設定可。
(7) 添付ファイル 「添付ファイルを追加」の部分をクリックすれば、ファイルのアップロード画面などが表示される。画像をアップロードした後に「カードに表示する」をチェックすれば、タスクのイメージ画像としてわかりやすく便利。

組織外のパートナーと連携するには?

組織外のパートナーとPlannerを使って作業を進めるためには、「ゲストアクセス」という機能を使います。「招待」の仕組みを使ってパートナーに参加してもらいましょう。

Plannerでは、「ライセンスを持っているユーザーごとに5人のゲストを追加」でき、ゲストの追加方法はいくつかありますが、今回は「Azure Active Directory 管理センター」経由で実施する方法を説明したいと思います。

まず「Microsoft 365 管理センター」の画面で、下図の赤枠の部分「Azure Active Directory」をクリックします。

Planner活用➆

次に「ユーザー」をクリックします。

Planner活用➇

画面が変わったら、下図の赤枠の部分「新しいゲストユーザー」をクリックします。

Planner活用➈

画面が変わり、「ユーザーの招待」を選択しメールアドレスなどを入力して「招待」ボタンを押すと、ゲストユーザーにメールが送付されます。

Planner活用➉

受け取ったメールの内容にそって、ゲストユーザーは手続きを進めます。

Planner活用⑪

まとめ

前回の、「Plannerとはどういアプリケーション?基本的な使い方は?」といった内容から、より詳細に使い方を解説しました。

Plannerを利用すれば、誰かにタスクが偏っている、誰が何をしているかよくわからない、何にどれくらい時間がかかっているのか不明…といった問題をしっかりと解決していくことができるでしょう。

企業でも個人でも、見やすく直観的な操作のしやすいタスク管理で、ストレスフリーなプロジェクト進行にお役立てください!

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