Microsoft Plannerは、タスクの管理に最適なツールです。単純に管理をするだけでもかなり有用なアプリケーションではありますが、もう一歩踏み込んで、さらなるPlannerの使いやすさと便利さを体験してみましょう。
Plannerをもっと詳しく理解する！
それではまず最初に、最低限知っておきたいPlanner関連の用語をまとめてみました。
| 用語 | 概要 |
|---|---|
| プラン | プロジェクトの名称（作業の大分類） |
| バケット | プロジェクトを分割してできたカテゴリー（作業の中分類） |
| タスク | バケットを分割してできた分類名（作業の最小単位） |
| Planner ハブ | 現在進行している全プランをグラフで視覚化したページ |
| ボード | 現状のバケットを一覧で表示したページ（その他にグラフ化やスケジュールとして表示可） |
始めるための準備が整ったら、次は実際に使用をしてみましょう。
機能や目的別でそれぞれ使い方を説明していきます。
また、「Plannerとは？」の記事でも紹介しましたが、利用可能プランは以下の通りです。
・Microsoft 365 Business Basic (旧 Office 365 Business Essentials)
・Microsoft 365 Business Standard (旧 Office 365 Business Premium)
【エンタープライズ向け】
・Office 365 Enterprise E1
・Office 365 Enterprise E3
・Office 365 Enterprise E5
ナビゲーションメニュー
画面上部のメニューの部分です。
| 図の番号 | 名称 | できること |
|---|---|---|
| （１） | ボード | 現状のバケットを一覧で表示 |
| （２） | グラフ | 進捗状況をグラフで表示（バケット毎、メンバー毎） |
| （３） | スケジュール | タスクのスケジュールをカレンダーで表示 |
| （４） | メンバー | 追加、指定したメンバーを表示 |
| （５） | フィルター | キーワードや指定の項目で検索して表示 |
| （６） | グループ化ラベル | タスクの整理（並び替え）に使用 |
サイドメニュー
画面左側の縦に表示されている部分です。
| 図の番号 | 名称 | できること |
|---|---|---|
| （１） | アプリ起動ツール | クリックすると、利用できるOfficeアプリケーションの一覧を表示 |
| （２） | 新しいプラン | プランの新規作成 |
| （３） | Planner ハブ | 現状ある全てのプランをグラフで視覚化して表示 |
| （４） | マイタスク | 自分に割り当たられたタスクの一覧 |
| （５） | お気に入り | 自分でお気に入り登録したプラン |
| （６） | 最近使用したプラン | 使用履歴で、プランを繰り返し使用する場合に便利 |
Plannerをもっと便利に利用する！
以前「Plannerって何ができるの？そしてどうやって始めるの？」をまとめたコラムを掲載しました。Plannerの魅力をまず知りたい、或いはインストールの仕方に悩んでいる…という方はぜひ をご覧ください。
新しいプランの作成
サイドメニューの「＋新しいプラン」をクリックすると下記の画面が表示されます。プラン名と公開範囲（プライバシー）を指定します。
これで新しいプラン（プロジェクト名など）が新規にさくせいされました。
新しいバケットの作成
追加したいプランを表示してから、下図の「新しいバケットの追加」の部分をクリックします。その後に「バケット名」を入力しエンターキーを押します。
プロジェクトの進行状況などにあわせ、いくつかのバケットを作成すると流れが見やすくなり便利ですよ。
新しいタスクの作成
さらに追加したいバケットを表示してから、「+タスクを追加」の部分をクリックします。
下図のような赤枠部分が表示されたら、「タスク名」「期限の設定」「割り当てる」に文字を入力したり、スケジュールやメンバーを指定します。具体的には、「期限の設定」の部分をクリックしてカレンダーを表示したら、タスクの締切日を指定します。そして「割り当てる」の部分をクリックし、作業者を指定します。
作成したタスクの詳細情報を入力して更新
表示されているタスクで、下記の赤枠の部分をクリックします。赤枠の部分ならどこでもOKです。
このように詳細情報を指定する別画面が表示されます。
| 図の番号 | 名称 | できること |
|---|---|---|
| （０） | 割り当てるユーザー | アイコンの部分をクリックしてタスクの担当者を指定する |
| （１） | バケット | 所属するバケットを変更する場合は、ここで別のバケットを選択 |
| （２） | 進行状況 | 「開始前」「処理中」「完了済」の3つから選択 |
| （３） | 優先度 | 「緊急」「重要」「中」「低」の4つから選択 |
| （４） | 開始日 | クリックするとカレンダーが表示されるので日付を選択 |
| （５） | 期限 | クリックするとカレンダーが表示されるので日付を選択 |
| （６） | チェックリスト | さらに細かく実施する作業がある場合には、ここで記入。複数設定可。 |
| （７） | 添付ファイル | 「添付ファイルを追加」の部分をクリックすれば、ファイルのアップロード画面などが表示される。画像をアップロードした後に「カードに表示する」をチェックすれば、タスクのイメージ画像としてわかりやすく便利。 |
組織外のパートナーと連携するには？
組織外のパートナーとPlannerを使って作業を進めるためには、「ゲストアクセス」という機能を使います。「招待」の仕組みを使ってパートナーに参加してもらいましょう。
Plannerでは、「ライセンスを持っているユーザーごとに5人のゲストを追加」でき、ゲストの追加方法はいくつかありますが、今回は「Azure Active Directory 管理センター」経由で実施する方法を説明したいと思います。
まず「Microsoft 365 管理センター」の画面で、下図の赤枠の部分「Azure Active Directory」をクリックします。
次に「ユーザー」をクリックします。
画面が変わったら、下図の赤枠の部分「新しいゲストユーザー」をクリックします。
画面が変わり、「ユーザーの招待」を選択しメールアドレスなどを入力して「招待」ボタンを押すと、ゲストユーザーにメールが送付されます。
受け取ったメールの内容にそって、ゲストユーザーは手続きを進めます。
まとめ
前回の、「Plannerとはどういアプリケーション？基本的な使い方は？」といった内容から、より詳細に使い方を解説しました。
Plannerを利用すれば、誰かにタスクが偏っている、誰が何をしているかよくわからない、何にどれくらい時間がかかっているのか不明…といった問題をしっかりと解決していくことができるでしょう。
企業でも個人でも、見やすく直観的な操作のしやすいタスク管理で、ストレスフリーなプロジェクト進行にお役立てください！
