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Officeアプリ解説

2019.07.18

OneDriveとは?基本的な使い方から設定までをわかりやすく解説

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自宅のパソコンで作成した文書をUSBメモリに入れるのを忘れてしまい、会社に着いてから文書を作成し直した・・・といった経験をしたことはないでしょうか?
このようなミスを防げるのが、Microsoft社が提供しているOneDriveです。会社で作成した文書へと、自宅のパソコンからアクセスして直接編集する、といった便利な使い方ができます。

ここでは、Windows環境で使える、便利なオンラインストレージサービス「OneDrive」の魅力や設定方法と、自動機能の停止方法も一緒にご紹介します。

OneDriveとは?

OneDriveとは、Officeファイルはもちろんのこと、写真や動画など様々なデータファイルをオンライン上に保存できるオンラインストレージサービスです。Microsoftアカウントさえあれば、無料で使用できます。

また、ファイルを共有すれば、パソコンやスマートフォン・タブレットなどからファイルの閲覧や編集、削除ができるのです。

「OneDrive」とほぼ同じ機能で、【法人向け】として展開されいている「OneDrive for Business」というサービスもありますが、こちらについては別記事で詳しく解説しますのでそちらもあわせて是非ご覧ください。

OneDriveで出来る3つの具体例

OneDriveは、従来のオンラインストレージよりも利便性が向上しています。

具体的に出来ること3点をそれぞれ詳しく見ていきましょう。

複数台・他の人ともファイルを同期可能

会社のPCに入っているOfficeアプリで作成したファイルをOneDriveフォルダに格納すれば、自宅のPCで編集できます。

USBメモリに移してデータを移行することももちろん可能ですが、OneDriveに保存をすれば、機器を紛失などすることなく、安全安心にファイルを扱うことができますね。

また、仕事仲間や友人とも、共有設定を行って相手を招待することで、ファイルを見る・操作する・ダウンロードする、といったことが可能になります。

更に、インターネット上のOneDriveにアクセスするのではなく、パソコン内のフォルダ一覧からOneDriveを選択して、ローカルアカウントにてファイルを閲覧・編集することもできます。

わざわざOneDriveを開くのではなく、フォルダを直接開くことができるため便利です。これは、Windows10バージョンから可能になりました。

ファイルをスマホ・タブレットで閲覧・編集できる

パソコンだけではなく、手持ちのスマホやタブレットなどの端末でも閲覧・編集できるため、出先で急きょ重要なファイルを編集することになってもその場で対応できます。

これによって、「近くにパソコンが無いからファイルを確認できない・・・」というリスクを防ぐことが可能です。このような利便性が高いOneDriveを使えば、業務やコミュニケーションの効率化にも大いに役立つでしょう。

ファイルのバックアップが可能

もし、会社のPCが壊れたとしても、OneDriveにアップロードしておけば、そこからファイルを復活させることができます。

OneDriveでファイルを共有するには?

上記でも触れましたが、OneDriveは複数人でファイルを共有することができ、その方法も簡単なところが魅力的です。

会社の業務として共有するフォルダと、友人や家族と共有するフォルダを別で作っておく、などすれば、用途によって使い分けることができとても便利ですよ。以下で共有の方法を簡単に解説します。

    1. OneDriveのWebサイトにログインする


まずはOneDriveのWebサイトにアクセスして、Microsoftアカウントでログインしてください。共有するフォルダ(ファイル)を選ぶ

フォルダごと共有するのはもちろんのこと、ファイル単位で共有も可能です。共有したいフォルダやファイルを選択した状態で、画面上部の「共有」をクリックしてください。

    1. 共有するフォルダ(ファイル)を選ぶ

フォルダごと共有するのはもちろんのこと、ファイル単位で共有も可能です。共有したいフォルダやファイルを選択した状態で、画面上部の「共有」をクリックしてください。

    1. 相手の情報を入力して共有する

  1. 続いて「共有したい相手のメールアドレス」を入力し、「送信」を押せば完了です。

相手のメールアドレスに共有された旨のメールが届いていますので、共有相手がそのメールのリンクを開きファイルを確認できれば正しく共有がされています。
コメント(図の②部分)も入力できるので、ファイルやフォルダに関する備考を伝えることも可能です。
また、初期設定では共有先の方がファイルを編集できないようになっています。
共有先の方にインターネット上でファイルを編集してもらいたい場合には、共有する際に「受信者は表示のみ可能」という項目を「受信者に編集を許可する」に変更してください。

万が一、共有した相手が誤って第三者にファイルを転送してしまった場合、そのままだとファイルにアクセスされてしまいます。
「受信者にMicrosoftアカウントでのサインインを求める」を選択することで、第三者にファイルを閲覧・編集されることを防げます。

この設定を行うと、ファイルを開くためにはサインインが必要になりますのでサインインしたところで、その第三者との共有設定をしていないため、ファイルを閲覧・編集することができなくなります。
特に大事な資料などを共有する際には活用してみてもよいかもしれませんね。

OneDriveを使わない場合:無効にする方法

もしも万が一、OneDrive以外のクラウドストレージサービスを使う場合には、自動起動を無効にしなければなりません。そんなときには、

    1. OneDriveの雲のアイコンを右クリックして

    1. 【①その他】にある、【②設定】をクリックしてください。

  1. 最後に【設定タブ】内の【WindowsにサインインしたときにOneDriveを自動的に開始する】のチェックを外しましょう。

以上で設定は完了です。

再度OneDriveを利用する際には、同様の方法でチェックを戻すだけです。

まとめ

OneDriveを使えば、インターネット上でファイルを編集することができます。

パソコンはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるので、出先で急にファイルを確認することになっても対応できます。

また、法人向けとされている「OneDrive for Business(解説記事はこちら)」であれば、強固なセキュリティに守られたサーバーにファイルを保存できますし、個人向けのOneDriveと比較して、複数人への共有が可能な部分も魅力です。

基本的には法人向けなので、企業でしか契約できない場合が多いのですが、実は「お名前.comのoffice365」であれば、個人でも「office365 for Business」を契約可能です。

一人で使う事は多いけれど、子供会や学校行事、論文提出などでデータを人に共有することもあるしセキュリティも大事だなぁ・・・といった方にはfor Businessがおすすめです。

これまで、ローカルPCで重要ファイルを扱っていたという方は、ぜひOneDriveを試してみてはいかがでしょうか。

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