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Officeアプリ解説

2019.07.16

【図解】SharePointとは?便利な活用方法をわかりやすく解説

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ファイル共有・情報共有サービスとして知名度の高いSharePointですが、実はさまざまな機能があります。
そこで今回は、SharePointの機能の中でも業務効率を改善したり、コミュニケーションコストを削減したりするのに役立つワークフロー機能の基本的な使い方についてご紹介します。

SharePointとは?

そもそもSharePointとはどのようなサービスなのでしょうか。
SharePointは、office365で提供されるサービスの一つで、ファイル共有・情報共有を目的とした企業向けサービスの名称です。

SharePointが利用できるプランは以下の通りとなっています。

・Office 365 Business Essentials
・Office 365 Business Premium
詳細ページ
・Office 365 Enterprise E1
・Office 365 Enterprise E3
・Office 365 Enterprise E5
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・SharePoint Online プラン1(※単体プラン)
詳細ページ

バージョンによって多少機能が異なるものの、SharePointでできることは非常に多く、さまざまな活用方法があります。

具体的な使用シーンとしては、あるファイルをSharePointにアップロードして管理し、アクセスできる複数名のユーザーが同時にそのファイルを操作する、といった場面があげられます。したがって、会議での議事録を複数名で記入したり、電話で通話をしたりしながら一つの提案書を操作するという「組織単位のプロジェクト」を円滑化することができるようになります。

このほかにもSharePointでは以下のような機能が備えられています。

チームサイト(ポータルサイト)
部門や部署、プロジェクトごとにポータルサイトを作成できる機能。
あらかじめ様々なテンプレートが用意されており、これを活用して情報共有や共同作業を行う事ができます。

コンテンツ管理
チームサイト内のコンテンツ(ライブラリやリスト)を管理する機能。
ドキュメント・画像の共有、予定表や発注書など書類の保管と管理を行うことができ、アプリを追加することでアンケートフォームや掲示板をSharePoint上で簡単に作成することができます。また予定表など様々な情報をデータベースとして管理することが可能です。

ワークフロー
メールなどでのやり取りでは煩雑化しやすい業務の流れを、わかりやすくシステム上で完了できるようにすることができる機能です。

検索機能
ファイルなどだけではなく、システム上にある必要な情報を見つけることができる機能です。

ExcelやWordなどとの連携
SharePointでは他のofficeツールと連携し、SharePoint上でそれらの編集や共有などをおこなうことができ、シームレスな業務が可能となっています。


※チームサイトとコンテンツの簡易図

 

また、スマホやタブレットからもアクセスできるSharePointモバイルアプリもありますので、SharePointユーザーはデバイスを選ばずに活用することが可能です。

SharePointの「ワークフロー」

SharePointにある機能の中でも、特徴的なものといえば、ワークフロー機能ではないでしょうか。

上記でも簡単に説明をしましたが、ワークフローとは、「業務手続きの流れを定義し図式化したもの」のことです。導入することで、業務処理改善やミスの防止、業務の進捗管理が容易になる、といったメリットがあります。

SharePointにはワークフローを定義し作成する機能が搭載されており、特別なプログラミングなどを使わずに管理することができます。

簡単な図にすると上記のようなイメージです。
次に、「顧客に提出するための見積書を作成する場合」という具体的な例を使って解説をしてみましょう。

従来であれば、担当者だけではなく決裁権を持つ人物にも承認を得る必要がありますね。

【従来通りの手続き】

手動によって書類の作成や確認などを行っていくため、様々な情報が錯そうしがちでした。このままでは、時間も手間も掛かってしまいます。

【ワークフローシステムを使用した手続き】
担当者は従来の「印刷」や「上司に依頼する」といったアナログな手間が省け、承認者である上司は「席にいなくても内容を確認し承認する」ことが可能になるので、時間・手間・コミュニケーションコストの削減が実現します。

SharePoint単体よりもメリットが多い「Office 365」

ここまで、マイクロソフト社が提供するSharePointについて、基本的な機能・使い方を解説しました。

もしも、あなたがSharePointを単体で契約している、もしくは検討しているのであれば、Office365と併せて活用されることをおすすめします。
Office365とは、マイクロソフト社の提供するクラウドサービスの名称です。プランによって内容は若干変わるもののWord・Excel・PowerPoint・Outlookなどのオフィスソフトから、オンラインストレージ・テレビ電話ツール・チャットなど、ビジネスで必要なソフトウェアがパッケージになった月額制の製品です。

あまり知られていませんが、Office365にはSharePointが利用できるものもあり、SharePoint Onlineプランを単体で契約するのであれば、Office365を契約するほうがお得に利用することができます。

まとめ

今回の記事で、実用的なSharePointの魅力が伝わると幸いです。

SharePointの導入にはコミュニケーションコストの削減や、ミスの防止などさまざまなメリットがあります。現在もアナログで管理しているという企業・団体には、是非おすすめです。業務の効率化の頼れる存在となることでしょう。

これから導入される場合には、クラウドサービスも利用できるOffice365の検討もおすすめします。現状の業務内容を考えた、最適なシステムを積極的に活用していきましょう!

参考文献

川添貴生(2018)「できるoffice365 2018年度版」

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