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Officeアプリ解説

2019.10.29

タスク管理のPlanner!使い方やTeamsとの連携方法を解説

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皆さんは、タスク管理にどのようなツールを使っていますか?
世の中にはたくさんの管理ツールがあふれていますが、今回は「Microsoft Planner」というアプリケーションをご紹介します。Plannerはタスク管理がしやすいだけでなく、Officeアプリとの連携にも優れており、業務効率化へのメリットがたくさん!
ここでは、そんなPlannerの機能や使い方を説明しています。ぜひご活用ください。

タスク管理

Plannerって何?始めるにはインストールが必要?

Plannerは、公式サイトにもある通り「チームの作業を整理」し生産性を高めることに一役買ってくれます。これがこのツールの最も特徴的な機能といえるでしょう。

特定の目的をもった作業全体を、みなさん「プロジェクト」と呼ぶと思いますが、これを効率よく回し、且つ生産性の向上も同時に満たす手段として「タスク管理をしっかりと行う」ことが重要となってきますよね。
そしてこのタスクの管理に適したツールが、まさに「Planner」というわけです。

それではまず、Plannerをどのようにして利用開始するか、実際の画面の画像を見ながら詳しく説明していきます。

PCでPlannerを使用する場合

それではまず、PCでPlannerを使用する場合について説明していきます。

アプリケーションのダウンロードやインストールは不要です。ブラウザ上で「http://office.com/signin」または「https://admin.microsoft.com」と入力して、あらかじめライセンスを取得したときのアカウントでサインインしましょう。

Plannerの始め方➀

 

サインインしたら、画面左上にあるアイコン(下図の赤枠の部分)をクリックします。

Plannerの始め方➁

 

するとアプリケーションの一覧が表示されます。ここにPlannerがない場合は、さらに「すべてのアプリ」の文字の部分をクリックします。

Plannerの始め方➂

 

これでPlannerのアイコンが表示されました。

Plannerの始め方➃

 

ここまでは初回のみ必要な操作です。
次回からはサインインすると以下のような画面が表示されるので、すぐにPlannerのアイコンをクリックして起動しましょう。
Plannerの始め方➄

モバイルデバイスでPlannerを使用する場合

公式サイトの「モバイル アプリをセットアップする」ページで紹介されているURLより、Officeアプリケーションを導入します。iOS版とAndroid版が用意されています。

Plannerでできる4つの主なこと

ここからは、特徴と共に使い方をみていきましょう。

できること➀:わかりやすいタスク管理

まずは新規でタスクを作成してみましょう。下図のようにわずか3項目の入力だけで、作成できます。

Plannerで出来る事➀

 

あとは必要に応じて、進捗状況、優先度、納期などを入力していきます。添付ファイルやコメントの追加も可能ですので、わかりやすくスムーズな管理が可能です。

Plannerで出来る事➁

できること➁:進行状況を可視化する

プロジェクトの進み具合をグラフにし視覚化できるので、問題点があればすぐに状況の把握につながります。

操作方法はとても簡単で、以下の図の「グラフ」のアイコンをクリックするだけです。

Plannerで出来る事➂

 

これで以下の画像のようにグラフ化されたものが表示されます。

どのような作業を誰が担当して、進捗はどうなっているか理解できますね。その結果、納期が遅れそうなタスクの有無や、作業者の担当業務の偏りなどがチェックできるので、チーム内で負荷の調整がしやすくなります。

Plannerで出来る事➃

 

また「スケジュール」のアイコンをクリックすることで、納期まで無理無く作業が進められるか予想可能です。これで納期直前にあわてることなく、余裕をもって必要な準備ができるでしょう。

Plannerで出来る事➄

できること➂:Officeアプリケーションの共有や連携

Plannerでは、他のOfficeアプリの共有と連携も行う事ができます。

以下の図のように、タスクにWordやExcelなどのOfficeファイルは、もちろん添付できます。また添付ファイル名をクリックすることで、共有ファイルの共同作業ができるようになります。

Plannerで出来る事➅

 

更に、以下の赤枠のメニューからは、別のOfficeアプリケーションが起動します。例えば「ファイル」を選択すると、「SharePoint」というアプリケーションが自動的に立ち上がります。

Plannerで出来る事➆

 

このようにして、操作や業務の目的に合うように、数多くのOfficeアプリケーションの中からより適したものと連携できます。

作業効率化に役立てましょう!

できること➃:チームメンバーのコミュニケーション促進

タスク管理をより正確に進めるためには、メッセージを残し伝えることも重要になってきますよね。Plannerのコメント欄を利用すれば、履歴情報としてシェアできます。

Plannerで出来る事➇

 

もちろん、コミュニケーション専用のOfficeアプリケーション(「Microsoft Teams」など)と連例すれば、よりスムーズなタスク管理が可能です。こちらのTeamsとの連携については、以下で別途解説します。

Teamsとの連携でもっと便利に!

Office 365グループには、別に「Microsoft Teams」というアプリケーションがあり、チームをつなぎチームワークの力を向上することができます。このTeamsと、Plannerのタスク管理とを一緒にすれば、より効率的に作業を進行することができるでしょう。

Teamsについては、こちらのお役立ちコラム内の「Microsoft Teamsとは?使い方と導入メリットを解説します」にて解説しています。あわせてお読みください。

TeamsとPlannerとを連携するメリットとは?

個々に利用するよりも連携により、チームワークとタスク管理を同時に実現できます。これにより、ビジネスチャットツールでは対応しきれない機能が使えるようになります。例えば進捗状況を多面的で、瞬時に把握するような管理機能などです。

TeamsとPlannerの連携方法

難しいことはありません。Teamsでチーム作成時にPlannerを指定するだけです。具体的な設定手順を説明します。まずは下記の画面で、「チームを作成」ボタンをクリックします。

PlannerとTeams➀

 

画面の指示に従って進み、チーム名を入力して新規にチームを作成します。

PlannerとTeams➁

 

作成後に、下記の画面の赤丸の枠にある「+」マークをクリックします。

PlannerとTeams➂

 

下記のような「タブの追加」画面が出たら、赤枠の「Planner」をクリックします。

PlannerとTeams➃

 

画面が変わったら、以下の「新しいプランの作成」を選択して、タプ名を入力し、保存ボタンをクリックします。

PlannerとTeams➄

 

するとTeams上でPlannerが使えるようになりました。

PlannerとTeams➅

 

Planner画面に切り替えてみると、こちらにも登録内容が反映されていますね。

PlannerとTeams➆

 

再びTeamsに戻り、タスクを追加します。するとTeams上で以下の赤枠の部分のように追加されました。これで、Teams上でメンバー間のコミュニケーションができるようになりました。

PlannerとTeams➇

Plannerが使えるOffice 365はどれ?

Plannerが内包されているプランは、Office 365 Business PremiumまたはOffice 365 Business Essentialsとなります。
プランの詳細はこちらのページから確認できますので。是非ご覧ください。

 

まとめ

ここまでいかがでしたか?Microsoft Plannerについて、概要や機能からインストール方法や使い方までの解説、また、Microsoft Teamsとの連携のメリットや設定方法についても説明しました。

Plannerはまだまだ出来る事がありますので、改めて別のコラムで紹介をしていきます。ぜひチームの生産性向上に活用してみてください!

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