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Excelテクニック

2019.12.26

Excelで住所録を簡単作成する方法!~はがき印刷対応~

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仕事でもプライベートでも、「住所録」を作る必要を感じた方は多いと思います。
「Excelで住所録を作成したいけど何からすればいいんだろう?」
「名刺をくれた方の情報をデジタルでも保管しておこうかな」
「年賀状への住所印刷をサクッと済ませたい・・・」
など、住所録を作成する目的は様々ですが、見やすく管理しやすい住所録は、Excelを駆使すれば簡単に作る事ができますよ!
ここでは、Excelで住所録を作る方法から、その住所をはがきに印刷していくまでを画像付きでわかりやすく解説していきます。
Excel 住所録_01
※登場する固有名詞は架空のものとなっております。

さくっとExcelで住所録作成

まずExcelを立ち上げたら、「住所録として必要な項目」を1行目に記入します。
この時タイトルなどはシートに記入するようにし、1行目に必要項目以外を記載しないようにしましょう。
データ検索時に不都合が発生しやすくなる場合があります。

今回は以下6項目を記入して住所録を作成します。

  • No…データを整列しやすくします。
  • 氏名…印刷で使用します。宛名です。
  • フリガナ…五十音順に並べるときに活用します。
  • 郵便番号…印刷で使用します。
  • 住所…印刷で使用します。都道府県、市区郡までを記載します。
  • 住所2…印刷で使用します。都道府県、市区郡以降を記載します。

早速データを入力!といきたいところですが、ひと手間加えてあげることで今後の住所登録作業がぐんと楽になります。ぜひ次章の設定も試してみてください。

入力に便利な書式設定をしよう

まずは数字と記号入力のみとなる「郵便番号」の設定からお伝えします。

  1. 「郵便番号」のすぐ下のセルをクリック
  2. [データ]タブをクリック
  3. [データツール]グループの[データの入力規則]ボタンをクリック
  4. Excel 住所録_02

  5. [日本語入力(M)]のリストボックスで、[オフ(英語モード)]をクリックし、OKをクリック

Excel 住所録_03
これにて「郵便番号」の入力規則設定は完了です!
試しに隣の「フリガナ」から「郵便番号」入力のセルに遷移してみると、入力モードが自動で[あ]から[A]に切り替わるのが分かると思います。

次は住所2に「セルの書式設定」を施します。
Excelは通常のセルに「7-15」などと入力した場合、「7月15日」のように日付表示されてしまいます。
番地だけの入力となった場合、文字列そのままの「7-15」として表示されるように設定しましょう。

  1. 「住所2」のすぐ下のセルを右クリック
  2. [セルの書式設定]をクリック
  3. Excel 住所録_04

  4. セルの書式設定のポップアップが表視されたら、[表示形式]タブ内、[分類]グループの[文字列]を選択しOKをクリック

Excel 住所録_05

以上で「住所2の書式を文字列にする」設定が完了しました。

実際にデータを入力しよう

準備が整ったところで、実際にデータを入力していきましょう。

注意事項➀:記号や環境依存文字は使わない!
郵便番号欄に〒、電話番号欄に℡といった記号・環境依存文字は使わないようにしましょう。
データ並べ替えなどの際に上手く表示されない原因になります。

注意事項➁:数字はなるべく半角で記入しよう!
なんと半角で入力された数字なら、はがき印刷時に自動で漢数字に変換できるのです。

  1. 「No」に数字を入力
  2. 「氏名」は姓名間で全角スペース(空白)を挿入して入力
  3. Excel 住所録_06

  4. 住所は郵便番号を打ち込んで、変換候補に出てきた漢字住所を入力(出るまでEnterを押してください。)
  5. のちほどこの住所を元に郵便番号を埋めていきます。
    Excel 住所録_07

  6. 住所2に残りの情報(郵便番号変換で表示された情報以降)を入力します。

Excel 住所録_08
フリガナ・郵便番号は関数で入力します。

次の章で設定方法を見ていきましょう。

入力に便利な関数を設定しよう

入力データが多い場合、自動入力できるところは自動にできた方が効率アップですよね。そんな時に活躍するのが、皆さんも普段から活用していらっしゃる「Excel関数」です。

まずは「フリガナ」を関数によって表示させてみましょう。
Excelには、入力した文字列の「よみがな」を表示させる「PHONETIC(フォネティック)」という関数があります。
「フリガナ」の項目列にPHONETIC関数を挿入して、「氏名」の入力と同時に「フリガナ」も表示されるように設定していきましょう。

  1. 「フリガナ」の入力セルを選択した状態で、上の[fx]をクリック
  2. Excel 住所録_09

  3. [関数の検索]内に「PHONETIC」と入力し、[検索開始]をクリック
  4. 関数名に出てきた「PHONETIC」を確認し、OKをクリック
  5. 参照先として、「B2」セル(「氏名」の下のセル)をクリック。[参照]内に「B2」が表示されたことを確認したらOKをクリック

これにて無事フリガナ自動表示の関数設定が完了しました。

次に、郵便番号の関数設定を行います。
今回は全角文字を半角文字に変えてくれる「ASC関数」と「FONETIC関数」の合わせ技で実現します。

注意事項:「住所」を郵便番号を元に記入している場合有効な手法
直接入力がいい方はそれでも大丈夫です。
あくまで手間を省くことを考えたときの手法となります。
  1. 「郵便番号」の下のセルをクリックした状態で、上の[fx]をクリック
  2. [関数の検索]内に「ASC」と入力し、[検索開始]をクリック
  3. 関数名に出てきた「ASC」を確認し、OKをクリック
  4. [文字列]の中に「PHONETIC()」と入力
  5. ()の中にカーソルがある状態で「E2」セル(「住所」の下のセル)をクリックして、[文字列]が「PHONETIC(E2)」になったことを確認したらOKをクリック

郵便番号のセルに無事半角文字の郵便番号が表示されたことを確認できたら完了です!


これで6項目すべてのデータ入力方法が整いました。

表にしてみよう

ここまで、基本的な住所録の作成を行ってきました。出来上がりはシンプルに住所録!という見た目になっていると思いますが、これを簡単に少しだけ見やすくすることができます。

それが「表」デザインです。

少しの手間で見やすさや管理のしやすさが随分変わりますので利用してみてください。

  1. データが入力されている2行目のいずれかをクリック
  2. [ホーム]タブの[スタイル]グループ内[テーブルとして書式設定]をクリック
  3. お好きなデザインを選ぶ
  4. 「テーブルとして書式設定」というダイアログボックスの「テーブルに変換するデータ範囲を選択してください」に、該当セルが先頭行含め入っていることを確認(緑の点線で覆われている部分です)
  5. 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確認し、OKをクリック

選択したデザインで表があっという間に作成できました。新しい行にデータを入力すれば自動で表が広がるようにもなっています。

作った住所録をはがきに印刷する

先ほどのExcel住所録を元に、Wordではがき印刷する術をお伝えします。Wordを使うことではがきへの宛名印刷がぐっと楽になるので、この機会にぜひ習得してみてください。
今回は年賀状作成を想定して縦書きの宛名面作成に臨みます。

それでは早速参りましょう。

Excel住所録の確認後、Wordを立ち上げよう

  1. Excel住所録の、住所録を作成したシート名を確認しておきましょう。
  2. 確認が終わったら、当Excelを必ず閉じておきましょう。(印刷設定中にExcelの内容をいじってしまうと、上手く印刷できなくなる恐れがあるためです。)

  3. Wordを立ち上げて、はがき印刷の設定をしていきます。
  4. 「差し込み文書」タブの[作成]グループ内[はがき印刷]横の▼をクリックし、「宛名面の作成」をクリック

    はがき宛名印刷ウィザードが立ち上がったかと思います。
    次へを押しましょう。

  5. [年賀/暑中見舞い]を選択して、次へをクリック
  6. [縦書き]を選択し、次へをクリック
  7. フォントリストボックスから、好みのフォントを選択
  8. [宛名住所内の数字を漢数字に変換する][差出人住所内の数字を漢数字に変換する]両方にチェック(お好みでどうぞ)を入れて次へをクリック
  9. 差出人情報を宛名面に印刷したい方は [差出人を印刷する]にチェックを入れて必要情報を入力。入れない方はチェックせず次へをクリック
  10. 既存の住所録ファイルの[参照]ボタンを押し、先ほどの「Excel住所録ファイル」を選択
  11. 宛名面の敬称は特に変更がなければチェックボックスもそのままに完了ボタンをクリック
  12. 「テーブルの選択」というポップアップが表示されたら、先ほど確認したExcel住所録の「シート名$」が選択されていることを確認
  13. [先頭行をタイトル行として使用する]にチェックが入っていることを確認し、OKをクリック

新規文書として、はがき宛名面に先ほどの住所録情報が表示されたはがきが表示されていたら成功です!

住所をはがき印刷しよう

さあ印刷!と行きたいところですが、その前にいくつか確認しておきましょう。

  1. [差し込み文書]タブ内、[結果のプレビュー]を押すと、先ほどの宛名がそれぞれどのフィールド名と対応しているのか表示されます。
  2. また、右上の◀▶ボタンなどで、2つ目以降のデータプレビューも見ることが可能です。数字が「No」と呼応しています。

  3. [文章入力とフィールドの挿入]グループ内、[フィールドの対応]ボタンをクリックすると、[フィールドの対応]ポップアップが表示されます。それぞれのフィールドがExcel住所録のどの項目と対応しているのかが分かります。
  4. もし余計な文字が入っていたら、(対応なし)を選択して非表示にしましょう。
  5. 確認が完了したら、ファイルタブをクリックします。
  6. サイドバーの[印刷]ボタンを押して、プリンターマークの「印刷」をクリックすれば完了です。

住所録の登録データ分、印刷が実行されます。

どうしても自分で作る時間がない人はテンプレートがおすすめ!

ここまで住所録を自作してはがき印刷するまでの方法をお伝えしてきましたが、もし単純に住所録のみとしての機能が欲しい場合はテンプレートを賢く利用しましょう。
この章では無料で利用できるテンプレートをお伝えします。

Excelを立ち上げた際、デフォルトで白紙のシートが表示されるかと思いますが、用途別テンプレートを選択することで作成する手間を省くことが可能です。

  1. [ファイル]タブを選択
  2. サイドバーの[新規]をクリック
  3. [オンラインテンプレートの検索」にて「住所録」と打ち込み虫眼鏡をクリック(もしくはEnter)
  4. 数種類の住所録が表示されるので、用途に合ったものをクリック
  5. [作成]ボタンをクリックしたら、新規ブックという形で先ほどのテンプレ住所録が表示されます!

テンプレートを元に、ご自身でカラー変更・カスタマイズをしても楽しいかもしれませんね。

まとめ

今回のExcel住所録は、年賀状を作成したいとき、いただいた名刺をデジタルで管理したいときなどに活躍するかと思います。お伝えした関数などは覚えていて損のないものばかりですので使用してみてください。
また、ご自身の緊急度に合わせてテンプレも活用してみてくださいね。
Excelを活用して、スマートで便利なオフィスライフを送りましょう!

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