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Excelテクニック

2019.07.18

【Excel解説】IF関数を例題と画像で完璧にマスターしよう!

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「IF関数」とは、わかりやすく言うと、「○○の場合は△△、××の場合は□□」という風に、条件に合わせて表示させる結果(物の名前や数字など)を変えることができるとても便利な関数です。

Excelを業務や係の仕事などで使用するとき、皆さんも業務で使用したことがあるかもしれません。

 

なんとなく知ってるし、便利なのはわかるけど、いまいちしっかりと使いこなせない・・・そんな方も多いIF関数。ここでは、「IF関数」の使い方を、画像を交えてわかりやすく解説していきます。IF関数で、素早く便利に条件や数値の管理をしましょう!

IF関数では何ができるの?

「IF」は、直訳すると「もしも○○だったら・・・」という仮定文ですね。
つまり、IF関数は条件分岐の機能になります。
「条件(もしも~なら)結果(こうなる)」を定義することで、その条件を満たしたときに特定の単語や数値が入るよう、以下の表のような設定ができます。

  例① 例➁ 例③
条件(もし) 雨が降った場合 参加希望者が10人以上の場合 A評価が3つ以上だった場合
結果(こうなる) 遠足を中止する イベントを開催する 総合人事評価をAとする

また、IF関数では、それぞれ定められた条件を満たさない場合にどうするのかということも設定できます。

➀の例では、

雨が降った場合➡遠足が中止

になりますね。この場合、雨が降らなかったとき、つまり

晴天だった場合➡遠足を予定通り行う

というふうに設定できるのです。
同じように、➁の例では、イベントの参加希望者数が10人以下の場合はイベントを中止するというように設定できます。

こういった設定で値を表示させるには、IF関数で「論理式」、「真」、「偽」の3つを定義します。

論理式
定める条件のことを指します

条件が一致した場合に表示させる結果のことを指します。

条件を満たさない場合に表示させる結果のことを指します。

たとえば、こんな条件だったとします。

「論理式」=「イベントの参加者が10人以上」
「真」=「開催」
「偽」=「中止」

この場合、イベントの参加者が10人以上の場合は自動的に「開催」がセルの中に記載され、10人以下だった場合は「中止」が記載されます。

上記を式で表現すると、
=IF(イベント参加10人以上,開催,中止)
つまり、倫理式が本当(真)ならば開催、違う(偽)ならば中止
という結果が表示されます。

それでは具体的に、どのように数字を入れていくのか以下で見ていきましょう。

早速IF関数を使ってみよう!

それではここから、先ほどにも出てきた例
「イベントの参加者が10人以上なら開催し、10人以下なら中止する。」
を利用し、上記を仮定して解説していきます。

 

まず、結果を表示させたいシート上のセルを選択してください。ここでは、セルD3を選択します。

画面上部の「fx」を押し、「IF」を選択してOKをクリックします。

 

ひとつ前のセクションでお伝えした通り、「論理式」には、定める条件を入力します。


今回の場合は、上の画像の通り、「C3>=10(C3に入っている数字の方が10より大きい)」が適当です。そして次にその条件部分が正しい(真)時と、正しくない(偽)時にはどんな記号や文字、数字を表示させるか?を入力します。

C3の条件が正しければ(10より大きい)「開催」する。
逆に正しくないなら(10より小さい)「中止」する。
と、そのまま文字を追加しましょう。これで条件の設定は終了です!
さて、D3のセルの中は正しく表示されるでしょうか?

無事にD3に文字が入力されました!

そのまま、D3の関数を利用する形でD4~D11までセルを選択したときに出てくる右下の小さい「+」のようなマークを引っ張ってみましょう。すべての開催可否列セル内に自動で関数が入力されたと思います。

5月10日開催の10人が「開催」になっているのは、理論式に「>=(大なりイコール)」を入れたからです。
「=(イコール)」がなければ、人数が10より小さい、が成り立ってしまうので「中止」が表示されます。
必要に応じて不等式を使いこなせばどんなデータでも表示させることができるでしょう。

おまけ:もう少し複雑な条件を指定したいときは?

IF関数では複数の条件を設定することもできます。

例えば、80点以上はA評価、70点以上はB評価、それ以下はC評価・・・といったいくつかの条件での設定をしたい場合は、結果を表示させるセルに

「=IF(判定したい数字が入ったセル>=80,”A”,IF(判定したい数字が入ったセル>=70,”B”,”C”))」

と入力します。
ただ、こういった形でセルに直接入力することを「ネスト」といいますが、少々面倒ですよね。
実は、Excel2016からは、「IFS(イフエス)」という新関数が使用できるようになりました。
別途他の記事で解説しますのでよろしければご覧ください。

また、日付を示すシリアル値に対してIF関数を使いたい場合は、
「=IF(A1>date(2017,5,1),真の場合の結果,偽の場合の結果)」
という風に使えます。
この数式は、「2017年5月1日よりも後の場合」という論理式になっています。

まとめ

人の名前や年齢などのリストでもIF関数が役立ちます。お仕事でも、お子様の学校の役員業務などでも活用することが多い関数かもしれません。たくさんのデータを扱う場合においてぜひ積極的に使ってみてください。きっと煩わしい作業があっという間に出来上がりますよ!

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