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Officeアプリ解説

2019.08.02

【Outlook】メール本文に署名を自動挿入する方法を解説

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メール本文の最後に載せる「署名」を設定すると、送り先の方に自分の連絡先などを見てもらいやすくなりますね。
また、相手に情報を伝える方法としてはもちろん、ご自身も1通1通に同様の事を入力する手間が省けてとても便利です。
ほとんどのメールに搭載されているこの機能ですが、今回は「Outlook」ではどうやって設定をするのか?について画像と共に詳しく解説していきます。

Outlookで署名を設定する方法

「Outlook」は皆さんもご存じのマイクロソフト社が提供する電子メールソフト。メールだけでなく、予定表・住所録・仕事管理などさまざまな機能が搭載された便利ツールです。

Word、Excelと共に「office365」に標準装備されているため、最近ではビジネスシーンでも大きなシェアを占めるようになりました。
そんなOutlookにはほかのメールソフトと同様に、署名の管理や自動挿入機能が備わっています。皆さんも使いかたをマスターして業務の効率化をめざしましょう。

基本の作成方法

➀はじめにOutlookの画面上部にある「ホーム」のタブの「新しいメール」をクリックします。

➁次にメッセージ作成画面の「メッセージ」タブにある「署名」を選択して、「署名(S)」の項目をクリックします。

※ここではお使いのPCによって以下のように若干表示が変わります。
下記のウィンドウが表示されたら作業開始です。

③「新規作成」ボタンをクリックすると、署名の名前を入力するダイアログボックスが表示されます。署名は複数の登録ができるので、「社内用」「社外用」「顧客用」など管理しやすい名前を付けておきましょう。

④新しい名前が追加されたら「署名の編集」欄に内容を入力していきましょう。

ここではワープロソフトと同じように文字の色や大きさを変えることができます。Wordで作成したものをコピー&ペーストして文字の書式や表も組み込めるので、凝った署名を作りたい方はそちらがおすすめです。後ほどいくつかデザインをご紹介します。

⑤署名の入力が終わったら、最後に必ず「OK」ボタンを押して完了です。
※右上の「×」や「キャンセル」ボタンで終了すると保存されないので注意しましょう!


そして、実際の署名の使いかたですが、メッセージ作成画面の「メッセージ」タブにある「署名」を選択すると先ほど追加した署名が表示されています。使いたいものをクリックしてメールへセットしてください。また複数署名を登録している場合、再度選択し直せば別のものに変更も可能です。

署名に設定した文字の大きさやデザインが上手く反映できない場合は、メールの形式が「テキスト形式」になっています。メッセージ作成画面の「書式設定」タブにある「HTML」を選択して、もう一度署名の選択を行いましょう。

自動挿入を使ってみよう

続いて便利な自動挿入の機能を使ってみましょう。こちらを使えばメール作成時に署名選択の手間を省けます。
設定は署名編集画面の「既定の署名の選択」オプションを使います。
このオプションでは下記のように「新しいメッセージ」、「返信/転送」のそれぞれにどの署名を自動挿入するか選ぶことができます。用途に応じて必要なところだけ設定しておきましょう。

また、最後に必ず「OK」ボタンで作業を完了しましょう。

注意点として、自動挿入の反映は次回の「新しいメール」もしくは「返信/転送」ボタンを押したタイミングになります。設定時に編集していたメールには適用されません。

署名を作るときの例~デザイン集~

署名はメールのメイン部分ではありませんが、受け取った側からみると意外と気になるところです。センスが良ければ相手に好印象を与え、営業用のアピールポイントとしても役立ちます。

ここでは仕事用・個人用に使えるテンプレート(ひな形)を3つずつご紹介します。自分の署名デザインを見直したい!と感じている方はぜひ参考になさってください。

お客様向け:企業で使える署名例

ビジネスで求められるのは、相手に良い印象を与えながらもどこかセンスが光るもの。くだけすぎずラインを工夫するのがポイントです。

➀まずシンプルで使いやすいベーシック調。よく見かけるタイプですが「+」の部分がアクセントになっていますね。

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株式会社MiraiStarSystem
田中 はなえ
〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: tanakaXXXXX00@gmail.com
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➁次にラインの部分にひと工夫。さりげなく会社名を入れることで営業ツールとして役立ちます。

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➂こちらは記号を使った立体風。近未来的な感じがベンチャー企業やデザイン業界にマッチしそうです。

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友人など向け:個人で使える署名例

ビジネスでは若干かたいイメージの署名ですが、プライベート用ではそれほど制約がありません。記号やラインなどを存分に使って自分の個性をアピールしましょう!

➀記号とラインでコメントを表したもの。その日の気分で吹き出し部分を変えればテンプレートとは思えない新鮮さがありますね。

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<   元気~?    |   田中 はなえ
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➁次は遊び心満載のネコちゃんです。かわいらしさと優しい雰囲気が相手に伝わります。

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ミ・・彡   田中 はなえ
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➂こちらはクリスマスツリーに見立てた季節のデザインです。春になったら桜、夏なら海というように自分でカスタマイズするのも楽しいですね。

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まとめ

Outlookは業務の生産性を上げるためのツールとして多くの企業で利用されるようになりました。そのなかで使われるメールの署名は、直接対面しない相手に送る言わば名刺代わりのようなもの。ミスなくセンスが良いものを使いたいですね。

皆さんもOutlookの署名機能を使ってビジネスにお役立てください!

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