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Officeアプリ解説

2019.08.29

Teamsの魅力と使い方を解説!業務効率化にもおすすめの理由

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みなさんはMicrosoft Teamsでできることや、その使い方をご存知ですか?
「聞いたことはあるけどよくわからない。」「導入しようか迷っているけど、今ひとつメリットやデメリットがつかめない。」といった方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、Microsoft社がいま注力しているMicrosoft Teamsをわかりやすく解説していきます。

Microsoft Teamsでできること

teamsって何ができるの?と疑問に思っている方へ、teamsの主な役割をお伝えします。

まず、特定の目的をもったチームで、業務などを効率的に進めることができます。同様のアプリはすでに多く公開され、利用者が多く人気があるものも少なくありません。
その中でMicrosoft Teamsの一番の強みは、「Microsoft Officeユーザー向けの機能が豊富にあり、シームレスで利用できること」があげられます。
そのためMicrosoft Teamsの使い方を覚えれば、ExcelやWordといった普段使い慣れているツールを利用しながら、今まで以上により効率的に業務を進行できますし、コミュニケーションをスムーズにするためのツールについて初心者であったとしても、安心して利用できるでしょう。
もちろん、他のアプリからの乗り換えの方も同様です。
ちなみに、Microsoft Teamsが含まれるプランは以下の通りです。

・Office 365 Business Essentials
・Office 365 Business Premium
詳細ページ
・Office 365 Enterprise E1
・Office 365 Enterprise E3
・Office 365 Enterprise E5
詳細ページ

それでは、以下でMicrosoft Teamsの機能を詳しく見ていきましょう。

利用中のMicrosoft Officeアプリがそのまま活用できる!

Teamsでは、「Word、Excel、PowerPoint、OneNote Online アプリを Teams の中で使用」できます。
主要なOfficeアプリで作成したファイルを、チームメンバーが共同で編集できる機能はMicrosoft Teamsの最大の特徴といえるでしょう。操作方法がとても簡単なので、一度使うと手離せなくなりそうです。

チーム間のグループチャットでコミュニケーションが円滑になる!

手軽で便利なビジネスチャットも多く公開されていますが、 Microsoft Teamsの強みはビデオ通話にもありそうです。 Microsoft 社が提供しているSkype(Skype for Business) の安定した機能と、簡単に連携できるのは便利ですね。
テキストチャットの内容とともに、ビデオ通話でコミュニケーションした会話の積み重ねを、履歴として利用できるようになっています。

さらに、背景を隠す機能もあります。もし在宅勤務中に急なビデオ会議が入ってしまったときには、この機能で自室の背景を誤魔化すことができるので急いで片づけをする必要がないかもしれませんね!

チームワークをより効率化できる!

上記でご紹介したファイル共有による共同作業と、コミュニケーション方法の改善により、業務などの効率化につながります。必要なものを取り入れてチームにとって、進めやすい仕組みをカスタマイズできるようになります。

Microsoft Teamsの使い方

つぎに Microsoft Teams の基本的な使い方の説明をします。

チームの作成

共同作業をする場所と参加メンバーを設定できます。まず画面左にある「チーム」のアイコンをクリックしたあとに、画面右下の赤枠の部分「チームに参加またはチームを作成」をクリックします。

あとは画面にしたがって、数ステップ進めれば完了です。


共同作業の目的に応じて、チームを複数作成することができます。

共同作業のメンバーを集める!

まずは画面左下の「ユーザーを招待」をクリックします。

画面が切り替わったら、招待方法を選択して設定をします。 Microsoft Teams では3種類の招待方法があるので、やりやすい方法で招待できますね。遠隔地にいるメンバーでも、メールアドレスさえわかれば簡単に招待できます。

チーム内に「チャネル」をつくる

公式サイトによれば、チャネルとはチーム内の専用セクションです。チームという場所では広すぎる場合などで、より細かく分けた場所をチャネルと呼んでいます。例えば、チームで進めている複数の業務を個別に、それぞれチャネル化していきます。
チームのメンバーは、チームのどのチャネルにも参加できます。「チャネル」を新規作成するのは簡単で、以下の図のように追加ボタンをクリックして、必要事項を記入するだけです。

コミュニケーションをする(テキストチャット編)

まずはチャネル画面の上部にある「会話」タブをクリックします。

次に下図の(1)の赤枠の部分にメッセージを入力し、(2)の送信ボタンをクリックします。するとすぐに(3)のように、メッセージが表示されメンバーに共有されます。

コミュニケーションをする(ビデオ通話編)

チャット画面の右上にある「ビデオ通話」のアイコンをクリックすれば、メンバーとすぐにビデオ通話を開始できます。もちろん、事前にカメラやマイクを準備しておきましょう。


こちらの機能には、PCのデスクトップ画面をメンバーと共有するメニューがあります。重要な情報や不具合状況をデスクトップ画面そのままの状態で伝えることができます。

便利なメンション機能

Microsoft Teamsでも、もちろんメンション機能が使えます。Twitterなどでも使われている、「@ユーザー名」と相手を指定して、メッセージを送る方法ですね。Microsoft Teamsの場合も、@のあとにユーザー名の一部を入力すれば、相手先の候補が表示されます。あとは選択してから、メッセージ内容を加えて送信するだけです。

Microsoft Teamsで期待できる効果

共同作業を効率的に進めるためには、企業内ばかりではなく社外の担当者と同じようにコミュニケーションをしていくことが、何より重要と考えます。

このコミュニケーション自体は、その場での確認だけで終わることもあります。それでも多くの場合、議事録のように履歴として振り返る、大切な情報資産であることは間違いありません。
Microsoft Teamsをはじめとしたツールはこのための手段ですが、導入時に必要なコスト(金銭や手間ひま)が必要です。

繰り返しになりますが、他のツールと Microsoft Teams の最大違いは、Microsoft Office 関連のアプリで作成した、膨大な過去の情報資産を最大限に利用できることと考えます。また Microsoft Teams は、豊富な Microsoft Office 関連のアプリを自在に組み合わせて利用できるのです。

何より、離れた場所にいるユーザーをつなぐために、Microsoftの強固なセキュリティが施され、安心して利用できます。

まとめ

共同作業のチームのメンバーは、必ずしも同じ企業の社員で、ずっと同じ場所にいるわけでもなく動いています。このことは政府が推進している「働き方改革」と関連して、実際にリモートワークを進める解決方法として、ますます重要になってきています。
ぜひ、チームの目的に合うコミュニケーション手段を使いこなし、共同作業を円滑に進めていただきたいと願うばかりです。

 

【出典】
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

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